Zwei Jahre mit OKR: Ein Bericht aus der Praxis

Wenn Kundenaufträge drücken, kommen das eigene Team oder gar die Optimierung eigener Unternehmensabläufe oft zu kurz. Mit dem Framework “Objectives and Key Results” (OKR) haben wir bei Atmina den Wandel geschafft. Das Ergebnis: Wir sind ein agiles Unternehmen mit motivierten Mitarbeitenden, das einerseits Software höchster Qualität entwickelt und sich anderseits auch mal zum Töpfern trifft!

ATMINA Solutions: Hohe Zufriedenheit bei uns Mitarbeitenden

OKR trägt stark zur Arbeitszufriedenheit bei uns im Team bei. Ich bin Softwareentwickler bei Atmina und arbeite seit mittlerweile drei Jahren hier. In dieser Zeit habe ich mit meinen Kollegen schon viele selbst gesteckte Ziele umgesetzt, die mit meinen beruflichen Skills im engeren Sinne nicht immer etwas zu tun haben müssen: Ein Gaming-Raum fürs Team oder ein Welcome-Booklet für neue Kolleginnen und Kollegen genauso wie die Organisation eines Töpferkurses für Interessierte.

OKR ist wichtige Arbeit nach innen

OKR schafft dabei für uns alle den strukturierten Rahmen, um gemeinsam konsequent das Unternehmen strategisch weiterzuentwickeln: Eine Kombination aus langfristig strategischen Meilensteinen und kurzfristigen To-dos. Anfangs fühlte ich mich durchaus manchmal zerrissen zwischen Kundenaufträgen und der Arbeit fürs Unternehmen, das hat unsere OKR-Masterin Ann-Christin Wegmüller in ihrem Blogartikel zur Einführung von OKR ja gut umrissen – ich musste erst lernen, mir eine angemessene Anzahl von Aufgaben vorzunehmen und mir die Zeit richtig einzuteilen.

Bei der Einführung von OKR haben wir uns nicht selten einfach zu viele Aufgaben zugemutet oder OKR-Projekte wie Zusatzaufgaben betrachtet, was die Arbeitslast entsprechend hoch gemacht hat. Heute haben OKR-Aufgaben in meinem Kopf dieselbe Priorität wie andere Projekte mit Kunden. Mein Fazit: Besonders Dienstleister wie wir sollten unbedingt mit OKR arbeiten, das macht ganz viel Sinn. OKR ist wichtige Arbeit nach innen und das verbessert die Strukturen.

Klare Ziele, klare Ergebnisse – und wertschätzende Teamarbeit

Die Arbeiten fürs Erreichen der eigenen Unternehmensziele sind dabei immer in Zyklen von drei Monaten getaktet. Wichtig dabei: Die geplanten Ziele („Objectives“) werden klar definiert, genauso wie die messbaren „Key Results“. Heute weiß ich, weniger ist mehr. Mit ein bis zwei Aufgaben für den nächsten Drei-Monats-Turnus komme ich gut klar – unsere Ergebnisse nach außen zu tragen, ist dabei übrigens eins meiner aktuell gesteckten Ziele. Dabei kann ich dann auch allen Aufgaben gerecht werden und keine bleibt auf der Strecke; denn eigentlich waren in der Rückschau alle gesteckten Ziele gut in den jeweils drei Monaten zu stemmen. Neben einem wöchentlichen Meeting am Montag, in dem Stand, Hindernisse und Fortschritte besprochen werden, nehmen wir uns alle zwei Wochen dienstags jeweils eine Stunde Zeit, um in unseren jeweiligen OKR-Teams unsere Aufgaben voranzutreiben. Aber diese OKR-Zeit ist natürlich nicht exklusiv, grundsätzlich können wir immer an unseren Objectives arbeiten. Am Ende einer Interation finden unsere festen OKR-Events statt: Das Review, die Retrospektive und das Planning. Wichtig dabei ist, dass es beispielsweise bei der Retrospektive nie um Schuldzuweisungen, sondern eher um mögliche Probleme im Prozess geht. Wenn etwa eine Person nichts zu tun hatte, dann war die Aufteilung falsch. Ein wichtiges Learning fürs nächste Mal.

OKR: Ein Testfeld mit überzeugendem Output

Manches, was ich über OKR realisiert habe, verläuft danach durchaus auch mal im Sande. So hatte ich mir etwa mal die Aufgabe gesetzt, ein Manifest für Software-Tests zu schreiben. Im praktischen Betrieb haben wir uns später aber nicht dafür entschieden, das war einfach ein Versuch. So manches unserer OKR-Ergebnisse optimiert aber die Arbeitsabläufe im Team deutlich, so gibt es jetzt beispielsweise „Andromeda“, ein durch OKR entstandenes Programm, das viele notwendige, aber lästige Schritte im täglichen Arbeitsprozess automatisiert.

Interne Softwareprojekte als Innovations-Treiber

Oder auch das so wichtige Planning-Poker - das inzwischen bei jedem Sprint-Planning unserer täglichen Arbeit zum Einsatz kommt - läuft jetzt nach eigener Programmierung digital per Web-App. Ich mag interne Softwareprojekte sehr, weil man da frei aufschlagen kann. Aus meiner Sicht eine gute Ergänzung zu Kundenaufträgen. Auch einige unserer Open-Source-Projekte (z. B. unsere Plugins für GraphQL-CodeGen) sind übrigens im Rahmen von OKR entstanden.

Alle drei Monate startet unsere zertifizierte Team-Masterin einen Planning-Tag bei uns. Die Geschäftsleitung formuliert für diesen aus dem Unternehmensleitbild gemeinsame Oberziele, in zwei Teams wird dann moderiert gebrainstormt – und jeder sucht sich selbst die Aufgabe, an der er in den nächsten Wochen arbeiten will. So kommt jeder Einzelne von uns weg vom Silo-Denken: der Motor für viele neue Ideen aus dem Unternehmen heraus.

Optimierung der Unternehmensprozesse mit OKR

Einer der größten Wins aus OKR sind für mich unsere internen Verantwortungsdreiecke. Immer drei Mitarbeitende wissen jetzt um bestimmte Bereiche wie das Bestellwesen, so dass nichts mehr stockt in den Abläufen, auch wenn mal jemand krank ist oder Urlaub macht. Aber auch Prozesse wie das Ermöglichen von „Teampraktika“, bei denen Mitarbeitende zeitweise in anderen Teams mitarbeiten können, sowie die aus dem Team heraus organisierten „Pizza Talks“, bei denen sich Interessierte zusammenfinden und bei einer Pizza dem Vortrag eines Kollegen oder einer Kollegin lauschen, sind inzwischen Prozesse, die niemand mehr missen will.

OKR pusht den Spirit: Team-Events und mehr

Teambuilding wurde bei Atmina auch vor Einführung von OKR schon großgeschrieben, doch oft blieb die praktische Umsetzung auf der Strecke. So sponsort das Unternehmen seit langem jedem von uns 50 Euro pro Quartal für die Umsetzung von Teambuilding-Maßnahmen. Es wurde vor Einführung von OKR nicht oft genutzt. Erst als ein OKR-Team das gesteuert hat, wurde beispielsweise der gemeinsame Töpferkurs geplant.

Ein kleiner Schwachpunkt des agilen Frameworks ist, dass nach drei Monaten quasi die Verantwortlichkeit für ein Projekt wieder weg ist. Aber mittlerweile sind wir alle dafür sensibilisiert, sodass Geschaffenes wie der Gaming-Raum auch regelmäßig gemeinsam genutzt werden.

Arbeiten mit OKR: Eine Erfolgsstory nach innen und außen

Die Liste unserer OKR-Erfolge ist lang und für das gesamte Team begeisternd: Über einen #now-playing Discord-Channel teilen die einen jetzt ihre Lieblingsmusik, ein Custom-Adventskalender mit Teamfotos wurde bereits mehrfach realisiert – und ja, das Erreichte wird auch öffentlich gemacht in Artikeln oder mit einem Tag der offenen Tür. ATMINA Solutions ist eine starke Marke mit einem starken Team dahinter, vom dem ich heute begeistert sagen kann: Wir wissen, was wir tun. Und das heißt täglich aufs Neue: Professionelle Softwareentwicklung für Unternehmen – mit einem starken, agilen Team, bei dem alle an einem Strang ziehen.