Coronavirus – von 0 auf 100 % ab ins Homeoffice

Wenn man sich zur Zeit umschaut, bekommt man ein mulmiges Gefühl. Regale sind leer gekauft, VW stellt seine Produktion ein, Grenzen werden geschlossen, Länder stehen unter LockDown und Läden schließen. Diese Umstände betreffen uns – so wie alle anderen – natürlich auch. Am Montag hat unser Unternehmen eine Krisensitzung einberufen, die dritte innerhalb weniger Tage, und wir haben uns gemeinsam dazu entschieden endgültig ins Homeoffice zu wechseln. Generell gilt eine Open Office Regel, wer möchte darf noch ins Büro kommen, aber der Kontakt untereinander soll möglichst gering gehalten werden, die Devise lautet: bestmöglich nur wenige Menschen gleichzeitig im Büro.

Natürlich gab es für jeden von uns auch vorher schon die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten, aber das waren bis jetzt immer Ausnahmen, der Großteil von uns war immer gerne im Büro vor Ort, Meetings, Stand Ups, Sprintplannings usw. wurden persönlich abgehalten, denn wir alle finden, es ist nicht nur einfacher, sondern auch schöner, wenn man sich gegenüber sitzen kann. Nach unserem Beschluss fortan erst einmal komplett auf Homeoffice umzustellen, folgte ein Planungsgespräch. Wie setzen wir das ganze um? Was müssen wir tun, um unseren Workflow und unsere Arbeitsweise auch von zu Hause aus angenehm für jeden Einzelnen aufrechterhalten zu können?

Die Bestandsaufnahme

Wir stellten uns folgende Fragen: Wie sehen unsere Tagesabläufe aus, was benötigen wir tagtäglich, wie und womit arbeiten wir? Was erledigen wir sowieso schon via virtuellen Meetings und welche Infrastrukturen stehen uns bereits zur Verfügung?

Dadurch dass unser Kundenkontakt in vielen Bereichen auch vor Corona schon über Goto Meetings oder Zoom Meetings stattfand, können wir hier auf eine bereits gut funktionierende Infrastruktur zurückgreifen. Außerdem haben wir das Glück, dass die meisten unserer genutzten Tools als Webanwendung über das Internet erreichbar und von Haus aus gemeinsam nutzbar sind. Diese Anwendungen sind beispielsweise GitLab, 
Mattermost, Google Docs, unser Exchange Kalender und
E-Mail und Figma. Die Umstellung in diesen Bereichen gestaltet sich also einfach, alles wichtige läuft im Browser.

Neben Software benötigt aber natürlich jeder einzelne Mitarbeiter Hardware. Laptops, Rechner, Netzwerkkabel, Monitore und ähnliches. Jeder schrieb eine Liste von Gegenständen die er benötigt. Da wir ein sehr kommunikatives Unternehmen sind und Entscheidungen – gerade Abteilungsübergreifend – oft auf kurzem Weg in schnellen persönlichen Abstimmung treffen, war es jedem von uns sehr wichtig diesen Aspekt aufrechterhalten zu können, Headsets und Webcams also ein Muss für jeden Einzelnen.

Die Ausführung

Wir stellten uns folgende Fragen: Wie organisieren wir die Einrichtung aller nötigen Materialien zu Hause? Wie kommt unsere Hardware von A nach B? Lässt sich für jeden Beruf und Alltag im eigenen Heim vereinbaren?

Wir entschieden uns sehr schnell dazu, dass es einfacher wäre, jedem Kollegen seine Hardware einfach nach Hause zu bringen und darauf zu verzichten unnötige Überspielungen der Rechner auf Laptops durchzuführen. So wollten wir Fehlerquellen und erneutes Einrichten vermeiden, die Arbeitsplatz-Qualität sichern und eine möglichst unkomplizierte, schnelle Lösung finden. Wir bauten also unsere Arbeitsplätze ab und beschrifteten sie mit unseren Namen. Zwei Monitore hier, 2 Monitore dort, Kabel, Tastaturen, Mäuse, Webcams, Netzwerkkabel, Headsets, teilweise sogar unserer Bürostühle. Was fehlte, wurde schnell beim Elektronik-Markt besorgt. Alles wurde auf einen Stapel gepackt. Am gleichen Abend lud Simon alles in sein Auto und stattete jedem von uns einen Besuch ab, es wurde ausgeladen, hochgeschleppt, die Stimmung: ungewohnt, aber positiv.

Um den persönlichen Austausch nicht zu verlieren, richteten wir außerdem einen Discord-Server ein.

Neben Soft- und Hardware mussten allerdings auch noch andere Dinge geregelt werden. Hat jeder von uns zu Hause einen Rückzugsort, an dem er entspannt arbeiten kann? Gibt es durch Familienmitglieder, Kinder, Mitbewohner, Haustiere oder ähnlichem Abstimmungsbedarf? Ist jemand durch solche Umstände zu bestimmten Zeiten nicht erreichbar? Verfügt jeder über ausreichend Bandbreite? Außerdem wurde dafür sensibilisiert, dass man sich über Chat und Voicechat einfacher missverstehen kann, als im persönlichen Gespräch, da Emotionen weniger gut übertragbar sind.

Das Arbeiten

Seit Dienstagmorgen sind noch vier Menschen im Büro. Der Rest von uns arbeitet von zu Hause. An demselben Rechner, an dem er auch vom Büro aus arbeiten würde, ausgestattet mit allem was man braucht. Wir haben unsere natürlichen Büroräume in virtuelle Discord-Channel verwandelt, wer etwas von wem anderes wissen möchte, kann den Raum wechseln und sich austauschen. Unser täglichen Meetings finden mit Hilfe von Webcams und Voicechat statt, wir haben jederzeit die Möglichkeit alles wichtige per Screensharing zu teilen. Nur unser tägliches gemeinsames Mittagessen fehlt uns jetzt schon.

Uns ist bewusst, dass nicht jedes Unternehmen seinen Arbeitsalltag so einfach in einen virtuellen Raum umlagern kann und stehen jedem gerne mit Rat und Tat zur Seite, um diese Maßnahmen zu vereinfachen. Aus diesem Grund pflegen wir über unsere allgemeinen Tätigkeiten hinaus einen engen Kontakt mit dem UVN 
(Unternehmerverbände Niedersachsen), der dieser Tage Informationen, Tipps, Unterstützung und Hilfe für Unternehmen bietet, die die neuen Corona-Aufgaben bewältigen müssen. Zusammen mit Hannover IT, einem Teilverband des UVN’s, werden wir außerdem in Kürze ein Video mit hilfreichen Tipps zur Homeoffice Umstellung veröffentlichen und hoffen, dass es dem ein oder anderen eine Hilfe sein kann. Wir halten euch natürlich auf dem Laufenden.

Wir wünschen Euch allen viel Kraft, Ruhe und Gesundheit, um diese Zeit zu überstehen. Gebt gegenseitig auf Euch Acht und scheut euch nicht um Hilfe oder Rat zu fragen, teilt eure Erfahrungen, gemeinsam stehen wir das durch! Wir haben all diese digitalen Tools geschaffen, lasst uns kreative Wege damit finden um den großen physischen Abstand zu überwinden.