Vom analogen Prozess zum digitalen Produkt
Eine unserer größten Leidenschaften und liebsten Herausforderungen ist die Digitalisierung und Automatisierung von analogen Prozessen. Projekte dieser Art erfordern nicht nur die tiefe Einarbeitung in die fachliche Domäne unserer Kunden, es sind auch die Aufträge bei denen unsere Kunden am Ende des Projekts mit dem größten Lächeln nach Hause gehen, weil wir Ihren Arbeitsalltag nachhaltig erleichtert haben. Als Ruben Loos - Excecutive Manager der Deutschen Pop Akademie - im Mai 2022 mit seiner Projekt- Anfrage auf uns zukam, spitzten sich unsere Ohren. Es klang als hätte seine Projektidee alles, um unsere Synapsen anzukurbeln.
Hey Simon,
wir wollen unsere Vertragsänderungsanträge besser zugänglich und revisionssicher gestalten. Momentan machen wir viel mit Excel und Papier - unsere Prozesse sind allerdings sehr komplex. Ich stelle mir eine Digitalisierung schwierig vor, aber höre mir gerne an wie ihr das einschätzt.
Liebe Grüße, Ruben
Die Deutsche Pop Akademie bildet seit über 30 Jahren Musik- und Medienprofis aus. In über 50 Kursen können sich Interessierte ausbilden lassen oder ein Studium absolvieren.
Die Verwaltung der tausenden Studierenden war ein komplexer, analoger Prozess, den wir an vielen Stellen digitalisiert und vereinfacht haben.
„Die Änderungen von Kursen im Verwaltungsprozess der Deutschen Pop sollen einfach, übersichtlich, revisionssicher, effizient und nachhaltig durchführbar sein. Mitarbeiter sollen entlastet und Medienbrüche vermieden werden, um insgesamt eine schnellere Bearbeitung zu ermöglichen.”
- Vision ÄV-Portal
Den Prozess verstehen
Bevor wir mit irgendetwas anderem starten konnten, mussten wir den konkreten Prozess der Vertragsänderungs-Strecke so detailliert wie möglich verstehen. Dafür versammelten wir alle wichtigen Akteure an einem Tisch und erarbeiteten im Rahmen eines Eventstorming-Workshops alle relevanten Prozessschritte der Vertragsänderungsstrecke. Nach einem fünfstündigen Meeting hatten nicht nur wir diverse Erkenntnisse, auch untereinander wurden Prozesse, Zuständigkeiten und Blocker klarer. Ein Aha-Erlebnis von dem wir alle - und vor allem die zukünftige Software profitierte.
51
Anträge im Monat
7
Personen sind involviert
>10
Medienbrüche finden statt
60
Events im Prozess
Änderungsverträge digital beantragen
Nachdem wir den analogen Prozess komplett verinnerlicht hatten, machten wir uns daran ihn zu abstrahieren, zu vereinfachen und in ein digitales Produkt zu verwandeln. In enger Abstimmung mit der Deutschen Pop entwarfen wir ein Dashboard, das klar und übersichtlich durch den angepassten Prozess führt. Zu jeder Zeit ist klar, welche Änderungen vorgenommen werden. Alle Medienbrüche wurden eliminiert. Am Ende wird der neue, fertige und automatisch generierte Vertrag an den Studenten verschickt.
Das besagte Lächeln - auf beiden Seiten
Nach Projektende erhielten wir zahlreiche positive Nachrichten. Uns wurde von Mitarbeitern berichtet wie viel Zeit sie mit unserer Software sparen, andere lobten wie viel übersichtlicher nun die Prozesse sind. Schon während der Projektdurchführung entstand eine deutliche Verbesserung im Arbeitsprozess. Alle Beteiligten hatten früh Zugriff auf die Anwendung, konnten das Produkt schnell nutzen und regelmäßig konstruktives Feedback geben, das wir sofort einarbeiten konnten.
Bleibt uns nur noch das Lob an dieser Stelle an das gesamte Team der Deutschen Pop Akademie zurück zu geben. Wir haben die Zusammenarbeit als sehr wertschätzend, offen und kreativ wahrgenommen. Vielen Dank für die gute Arbeit, man hat den Spaß und die Lust an dem Projekt zu jederzeit gespürt.
“Wir konnten unsere Produktivität stark steigern. Viel wichtiger ist uns allerdings der Mehrwert, den wir geschaffen haben. Der Prozess ist jetzt klar, strukturiert und nervenschonend!”
Wollen Sie auch Prozesse digitalisieren?
Wir freuen uns immer über neue Herausforderungen. Erzählen Sie uns doch von Ihrer Idee, wir vereinfachen Ihre Prozesse.
Idee teilenFür die Entwickler unter uns
Auch technisch war das Projekt mit der Deutschen Pop eine schöne Herausforderung. Früh war wichtig Drittsysteme anzubinden und verschiedene Schnittstellen wie SOAP und REST APIs oder direkte Datenbankzugriffe in die fachlichen Anforderungen einzubinden. Unser Code steuert Office fern und generiert PDF-Dokumente aus den vorliegenden Daten.
Über die Modellierung der Prozesse konnten wir einen Deep Dive in die Domäne unseres Kunden machen.
